Heb je de nieuwste versie van Outlook al geprobeerd?

Als bezitter van een Office365 account heb je misschien al gemerkt dat je gebruik kunt maken van de nieuwste Outlook. Het kan in het begin misschien wat onwennig zijn, maar ik raad aan om jezelf er meteen in te verdiepen. Loop niet achter, maar ga mee met de tijd. Waarom? Lees meer

Diversiteit

De veelzijdigheid van mijn werk is wat ik het leukst vind. Afgelopen maand heb ik bijvoorbeeld een schildersbedrijf geholpen bij het maken van een prachtige website. Het onderhouden van een website is tegenwoordig steeds populairder en hiervoor worden vaak WordPress of WIX gebruikt. WordPress biedt meer opties, maar als je Lees meer

Online vergaderen, put dit je uit?

Ik had zonet een ZOOM meeting. Totaal 5 personen. Nu hoorde ik laatst ook al iemand vragen. “Maakt het je niet moe?” Eerlijk? Soms wel. Een goede voorbereiding is zeker noodzakelijk. Rustige plek, effen achtergrond en nee, niet in je huispak. Wees professioneel. Je zou denken dat er geen verschil Lees meer

Secretariële en/of administratieve ondersteuning in Coronatijd

2020 zou een mooi jaar worden. Mooi jaartal ook. Maar al snel blijkt dat het anders is gelopen. We zitten nu begin april al enige weken in een ‘intelligente lockdown’. Het coronavirus verspreid zich als een razende over de hele wereld. Hierdoor moeten de mensen zoveel mogelijk thuis blijven als Lees meer

Virtual Assistant

De één kiest voor ondersteuning op de werkplek. De ander voor ondersteuning op afstand. Het kan beide! Inmiddels is al gebleken dat vele zzp-ers en het mkb succesvol gebruik maken van een virtual assistant. Een opkomende beroepsgroep die voor verlichting zorgt. Zaken worden uitbesteed en door een VA vanuit een Lees meer

Secretaresse 2.0

UTRECHT – Hoe gaat het met de secretaresse? Het beroep van kopietjes maken, koffie halen en een taxi bellen is nagenoeg verdwenen door de digitalisering. Is dit het einde van het ooit zo glamoureuze beroep? De secretaresses mijmerden dinsdag in de Jaarbeurs over hun werkgeluk. „De mannen kunnen zich tegenwoordig beter Lees meer

Interview Management Support magazine

Onlangs heb ik een interview gegeven voor het blad Management Support. Hartstikke leuk om te doen natuurlijk! Hieronder kun je het interview lezen. Interview

Een mooi jubileumfeest voor mijn opdrachtgever

Afgelopen donderdag vierde een opdrachtgever van mij zijn 10-jarig bestaan. Hartstikke leuk natuurlijk! Een nieuwe website kwam online met vele mooie reacties hierop. In het kader van versieringen had ik Marjoke uit Putten ingeschakeld. Zij maakt de beste en mooiste ballonversieringen die ik ooit gezien heb. Kijk zelf ook maar eens Lees meer

Vier elk succes!

Precies drie jaar geleden ben ik gestart met mijn eigen bedrijf Felua Office Management. Moeilijk? Nee. Gewoon een kwestie van doorpakken. Nu, drie jaar later, kijk ik terug op een fantastische ontwikkeling van het bedrijf. Mede mogelijk gemaakt door de geweldige opdrachtgevers waarmee ik samen heb gewerkt en nog steeds Lees meer

Uw eigen personal assistant

Personal assistant vs virtual assitant Als virtual assistant ondersteun ik ondernemers en zelfstandig professionals. Dit gebeurt vanuit mijn eigen kantoor. Hierdoor is er meer focus op het werk en worden zaken tijdig afgerond. Virtual assistant is een nieuw begrip. Je hebt ze in vele soorten. De één houdt zich bezig met Lees meer

Personal assistant vs virtual assitant

Als virtual assistant ondersteun ik ondernemers en zelfstandig professionals. Dit gebeurt vanuit mijn eigen kantoor. Hierdoor is er meer focus op het werk en worden zaken tijdig afgerond. Virtual assistant is een nieuw begrip. Je hebt ze in vele soorten. De één houdt zich bezig met grafisch design, de ander met Social Media en weer een ander met het secretariële. Heel breed dus, want vaak zijn ze van alle markten thuis.

Wat ik zonet al schreef: de virtual assistant is in opkomst. Bij steeds meer ondernemers en zelfstandig professionals is het duidelijk wat de meerwaarde hiervan is. Op de allereerste plaats: het ontzorgen waardoor de ondernemer zich kan focussen op zijn eigen werk.  Op de tweede plaats: de flexibiliteit. En op de derde plaats: Lage kosten omdat je niemand in dienst hoeft te nemen. Gewoon inzetten wanneer het jou uitkomt en voor een x aantal uur. Het gebeurt allemaal op afstand. Een persoonlijk gesprek is ook geen probleem. Vaak wordt er zo nu en dan afgesproken (real life of via Skype).

Een virtual assistant is dus een personal assistant (PA) op afstand. En werkt vanuit een eigen kantoor.

In 2017 zal de virtual assistant zich nog meer laten zien. Want steeds meer ondernemers ervaren het gemak hiervan. Dit geldt ook voor mij. Er zijn ondernemers die mij een paar uur per week inzetten om secretariële, administratieve en financiële taken op te pakken. Erg leuk natuurlijk en ook heel divers. Zij zitten nergens aan vast. En alleen de uren die ervoor zijn gebruikt worden uiteraard gefactureerd. Een meerwaarde is ook dat de virtual assistant zelf ondernemer is. Hierdoor zijn er vele raakvlakken. Het zorgt voor efficiëntie. Omdat ik mijn eigen kantoor heb ben ik ook veel flexibeler. Mijn werktijden zijn van 09.00 uur tot 19.00 uur.

Dus de term ‘virtual assistant’ zie je vaker voorbij komen in 2017.

E-mail checken tijdens vakantie

Eigenlijk kunnen we helemaal niet meer zonder. De e-mail bepaalt grotendeels hoe de dag eruit ziet. Je wordt geleefd door je inbox. Uit onderzoek is gebleken dat de meeste mensen niet meer op ‘cc mailtjes’ zitten te wachten. Vaak is de inhoud alleen informatief of er staat een discussie centraal. Lees meer

Eigenlijk kunnen we helemaal niet meer zonder. De e-mail bepaalt grotendeels hoe de dag eruit ziet. Je wordt geleefd door je inbox. Uit onderzoek is gebleken dat de meeste mensen niet meer op ‘cc mailtjes’ zitten te wachten. Vaak is de inhoud alleen informatief of er staat een discussie centraal. Allemaal mail die je eigenlijk liever niet direct leest.

Er is een mogelijkheid om dit te omzeilen. Bijvoorbeeld door alle binnenkomende ‘cc mail’ direct in een map cc te plaatsen. Erg handig en je bepaalt zelf wanneer je de mail leest. Of geef ze een kleurtje. Zo blijft je mailbox alleen toegankelijk voor mails die er direct toe doen. Weet je niet precies hoe dit moet? Vraag het aan mij. Als virtual assistant help ik hier graag bij.

Maar wat gebeurt er tijdens je vakantie? Juist. De meeste mensen checken hun e-mail ook tijdens de vakantie. Zij kunnen bepaalde zaken niet loslaten en voelen zich geroepen om de e-mail te bekijken. Is dit echt nodig vraag je je dan af. Nee, het is een bewuste keuze die je maakt.

Hoe zorg je ervoor dat je meer vrije tijd en geen mailstress krijgt op vakantie?

  • zorg ervoor voordat je op vakantie gaat dat er een overzicht op je bureau ligt met alle lopende zaken en de stand van zaken. Maak zaken duidelijk voor anderen.
  • stel mensen minimaal een week voordat je vertrekt op de hoogte van je vakantie.
  • zet altijd je afwezigheidsassistent aan. Vermeld hierin dat je e-mail niet wordt gelezen en verwijs bijvoorbeeld door naar een collega.
  • op je smartphone heb je de mogelijkheid je mail tijdelijk uit te zetten. Uiteraard kun je deze weer aanzetten wanneer jij wenst.
  • schuif de einddatum van de terugkomst van je vakantie twee dagen op. Zo heb je in deze twee dagen de ruimte om de ontvangen e-mails te verwerken. Urgente mails gaan voor. De zender geeft dit vaak aan.

Je gaat merken dat je meer rust ervaart. Als mensen weten dat je beschikbaar bent blijven ze contact opnemen. Dan is het hek van de dam. Probeer hiervoor te waken en dek jezelf in met een afwezigheidsassistent.

Kan je het toch niet laten om de e-mail te checken? Doe dit dan aan het einde van de dag en beantwoord alleen de belangrijke mail. Dit doe ik zelf aangezien ik geen opdracht wil missen als virtual assistant.

Lees jij je werkmail op vakantie? Zo ja, hoe vaak?

Secretaressedag

Sommige managers laten graag hun waardering blijken en verrassen de secretaresse met een kleinigheidje. Erg leuk en attent altijd! In de loop der jaren heb ik het zelf ook meegemaakt. Van bonbons tot bossen bloemen. Maar ook weleens geen attentie; vergeten … Gelukkig maak ik mij daar niet zo druk Lees meer

Een kijkje in de keuken van …

Op een dag zoals deze word ik wakker. Vervolgens doe ik de normale routinehandelingen en pak ik mijn smartphone om mijn mail te bekijken. Leuk! Een nieuwe review op de website. Een review van een opdrachtgever. Dat laat mij stralen. Ik rijd naar mijn opdrachtgever in de buurt van Amsterdam. Lees meer

Delegeren. De kunst van het uit handen geven. Hoe delegeer je?

Veel mensen delegeren niet. Hierdoor gaat tijd en energie verloren. Met als gevolg minder productiviteit en meer werk dan je aankan. Je komt in de knoei. Je moet vertrouwen hebben in de medewerker waaraan je delegeert. Maar zo gemakkelijk ligt dat vaak niet. Waarom eigenlijk niet? Waarom geef je niet Lees meer

De verandering van de secretaresse

Het is een feit. De rol van de secretaresse is veranderd. De taken zijn verrijkt en vragen nog meer organisatie- en managementkracht. Iets waar gelukkig steeds meer managers lucht van krijgen. Het is niet meer zoals vroeger; typen, telefoon beantwoorden, notuleren, gasten ontvangen en koffie brengen. Het is moderner en uitgegroeid tot een volwaardig officemanagement. Want de Lees meer

Geleefd door je inbox

Zonder mailen houd je meer tijd over. Dat staat buiten kijf. Maar als je niet meer mailt. Hoe maak je dan afspraken en zorg je voor verdere communicatie? Dit is iets wat mensen tegenhoudt om te stoppen met mailen. Of in elk geval te minderen. Steeds meer wordt er gewerkt Lees meer

Een mooie voorjaarswandeling

Afgelopen twee dagen heeft de zon zich van haar beste kant laten zien. Heerlijk die voorjaarszon! Je voelt het weer kriebelen en je hebt weer zin om naar buiten te gaan. De fiets te pakken, te tuinieren of gewoon om een stuk te wandelen. En laat dat laastste nou net Lees meer