Op een dag zoals deze word ik wakker. Vervolgens doe ik de normale routinehandelingen en pak ik mijn smartphone om mijn mail te bekijken. Leuk! Een nieuwe review op de website. Een review van een opdrachtgever. Dat laat mij stralen.
Ik rijd naar mijn opdrachtgever in de buurt van Amsterdam. En zorg ervoor dat alles in goede banen wordt geleid. Zowel zakelijk als privé laat zij de ondersteuning geheel aan mij over. Verantwoordelijkheidsgevoel? Jazeker! Enthousiasme? Absoluut! Met een drukke agenda is het altijd goed passen en meten. Maar voor mij een koud kunstje. Er worden afspraken gemaakt, geannuleerd en verschoven. Nee hoor, geen schroom als er iets verzet moet worden op het laatste moment. Dat hoort en nu eenmaal bij. De boekhouding wordt uitgevoerd. Belangrijke stukken worden uitgeprint. De telefoon wordt beantwoord en de hele kantoorhuishouding wordt bijgehouden. Bovendien worden er taken bewaakt, reizen geboekt en verzekeringen bijgehouden. Kortom, van alle markten thuis.
Bedrijfsondersteuning heb je in allerlei vormen en is overal wel nodig. Er zijn veel chaoten. Chaoten die goed zijn in hun eigen ding, maar niet in het ordenen van zaken. Daarom is ondersteuning op elk niveau gewenst. Met bij de één een net iets andere aanpak dan bij de ander. Leer de ander kennen. Schat de situatie in en maak een ontwikkelingsplan in je hoofd. Hoe zorg je ervoor dat de zaken lopen zoals jij het wenst? En waarmee de opdrachtgever tevreden is? Door gewoon je eigen hoofd te volgen. Zo doe ik dat. Zij hebben kennis van zaken die betrekking hebben op hun vakgebied. En personal assistants, virtual assistants, (directie)secretaresses en officemanagers hebben de kennis van de hele bedrijfsondersteuning.
Laatst bijvoorbeeld; mijn expertise wordt ingezet om een dame van de receptie te observeren en te coachen. Binnen de organisatie was hier gewoonweg niemand die deze expertise had. Managers zijn vaak niet op de hoogte van het secretariële werkgebied en kunnen inhoudelijk niet coachen/sturen. Het is dus interessant als je dit laat doen door iemand uit hetzelfde vakgebied.
Na aankomst in mijn eigen kantoor later op de dag gaat de bedrijfsondersteuning weer verder. Met name de kortere klussen rond ik af. De ene keer zijn het brieven die geredigeerd moeten worden, de andere keer is het een adresbestand die opgeschoond moet worden. Én weer een andere keer zijn het de notulen die uitgewerkt moeten worden van een vergadering. Of facturen die verwerkt moeten worden in een boekhoudsysteem. Steeds meer wordt er gebruik gemaakt van bedrijfsondersteuning op afstand. Slim en rendabel. En ook nog eens ontzettend leuk om mijn passie ook vanuit mijn eigen kantoor uit te voeren.
Vind je het als secretaresse leuk om te sparren? Leuk! Hier sta ik altijd voor open.
