Zonder mailen houd je meer tijd over. Dat staat buiten kijf. Maar als je niet meer mailt. Hoe maak je dan afspraken en zorg je voor verdere communicatie? Dit is iets wat mensen tegenhoudt om te stoppen met mailen. Of in elk geval te minderen.
Steeds meer wordt er gewerkt met de Dropbox of Google Drive. Vooral binnen projecten. Een heerlijk systeem, waarbij je kunt communiceren terwijl je niet hoeft te mailen. Het scheelt gewoon veel tijd. Ook weleens gehoord van Basecamp. Zeer gemakkelijk. Hierbij kun je centraal met elkaar communiceren. Én alle documenten van bijvoorbeeld projecten in bewaren en terugvinden.
Hoe verminder je het aantal e-mails?
- kijk of je niet beter kunt bellen (=sneller) voordat je een mail stuurt. Met een verstuurde mail krijg je bijna 1,5 mail terug.
- gebruik de e-mail niet voor gedachtewisselingen.
- beperk het cc-en. Je krijgt er veel mail van terug. Wat je kunt doen is een regel in Outlook aanmaken. In deze regel filter je alle binnengekomen cc-tjes. Als je tijd hebt, kijk je ernaar. Anders niet.
- krijg je veel reclame binnen? Zeg deze meteen op als je ze toch niet leest.
- ‘all reply’ zorgt vaak ook voor vele mails. Probeer deze ook te beperken door alleen de persoon terug te mailen waar de vraag vandaan komt.
